lunes, 4 de febrero de 2013

REPORTES SIAF - TOMA DE DECISIONES


 

REPORTES SIAF PARA LA TOMA DE DECISIONES

“Modulo Administrativo”

 

Por: Dr. CPCC Marlon Prieto Hormaza

 

Introducción:

 

La información oportuna es importante para la buena toma de decisiones, sin información carecemos de ese poder para controlar las instituciones, en ese sentido nos preguntamos  ¿Qué  información es importante para dirigir una institución? Me atrevo a afirmar  que entre otras la información económica financiera es vital para la adecuada toma de decisiones, reitero “Sin información no tenemos el poder para controlar  las instituciones”. En tal sentido quienes trabajen en la alta dirección deberían contar con información adecuada, relevante y oportuna para  la toma de decisiones.

 

Entiéndase por toma de decisiones  como la selección de un curso de acciones entre alternativas, es decir que existe un plan un compromiso de recursos de dirección. En ocasiones los líderes políticos, gerentes, funcionarios, servidores y trabajadores públicos consideran la toma de decisiones como su trabajo principal ya que tienen que seleccionar constantemente qué se hace, quien lo hace y cuándo, dónde e incluso como se hará. Sin embargo la toma de decisiones es sólo un paso de la planeación ya que forma la parte esencial de los procesos que se siguen para elaboración de los objetivos o metas trazadas a seguir. Rara vez se puede juzgar sólo un curso de acción, porque prácticamente cada decisión tiene que estar engranada con otros planes.

 

Según Wikipedia: existen dos tipos de decisiones: Las decisiones programadas y las no  programadas:

Decisiones programadas

Son aquellas que se toman frecuentemente, es decir son repetitivas y se convierte en una rutina tomarlas; como el tipo de problemas que resuelve y se presentan con cierta regularidad ya que se tiene un método bien establecido de solución y por lo tanto ya se conocen los pasos para abordar este tipo de problemas, por esta razón, también se las llama decisiones estructuradas. La persona que toma este tipo de decisión no tiene la necesidad de diseñar ninguna solución, sino que simplemente se rige por la que se ha seguido anteriormente.

Las decisiones programadas se toman de acuerdo a las normas, políticas, procedimientos o reglas, escritas o no escritas, que facilitan la toma de decisiones en situaciones recurrentes porque limitan o excluyen otras opciones.

Por ejemplo, los gerentes rara vez tienen que preocuparse por la remuneración de un alcalde o de un empleado recién contratado porque, por regla general, las instituciones cuentan con una escala de sueldos y salarios para todos los puestos. Existen procedimientos rutinarios para tratar problemas rutinarios.

Las decisiones programadas se usan para abordar problemas recurrentes. Sean complejos o simples. Si un problema es recurrente y si los elementos que lo componen se pueden definir, pronosticar y analizar, entonces puede ser candidato para una decisión programada. Por ejemplo, el uso de la caja chica, las decisiones en cuanto a la cantidad de la compra de un bien o servicio un análisis detenido de los elementos del problema puede producir una serie de decisiones rutinarias y programadas.

En cierta medida, las decisiones programadas limitan nuestra libertad, porque la persona tiene menos espacio para decidir qué hacer. No obstante, el propósito real de las decisiones programadas es liberarnos. Las normas, las políticas, las reglas o los procedimientos que usamos para tomar decisiones programadas nos ahorran tiempo, permitiéndonos con ello dedicar atención a otras actividades más importantes.

Decisiones no programadas

También denominadas no estructuradas, son decisiones que se toman ante problemas o situaciones que se presentan con poca frecuencia, o aquellas que necesitan de un modelo o proceso específico de solución, por ejemplo: “El reclamo de proveedores con respecto al cumplimiento oportuno de pagos”, en este tipo de decisiones es necesario seguir un modelo de toma de decisión para generar una solución específica para este problema en concreto.

Las decisiones no programadas abordan problemas poco frecuentes o excepcionales. Si un problema no se ha presentado con la frecuencia suficiente como para que lo cubra una política o si resulta tan importante que merece trato especial, deberá ser manejado como una decisión no programada. Problemas como de qué manera distribuimos los recursos públicos de una institución, qué hacer para implementar el gobierno electrónico en las entidades, cómo mejorar las relaciones con la comunidad, de hecho, los problemas más importantes que enfrentará el gerente, normalmente, requerirán decisiones no programadas.

En tal orden de ideas, el SIAF SP, nos presenta una valiosa ayuda de tipos de reportes que la alta dirección puede utilizarlos en forma constante, dicha información es a tiempo real, información que inclusive sirve para construir el portal de trasparencia del Ministerio de Economía y Finanzas. Ésta valiosa herramienta de reportes no deberían ser pasados por alto, aprovechemos lo que la tecnología nos brinda para tomar decisiones.

A continuación presentamos los reportes que emite el SIAF SP, en sus diferentes módulos:

1.     Calendario de pagos.

El calendario de pagos es el monto límite mensual que la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público autoriza para la realización de los girados a cargo de las entidades públicas. De manera que si queremos conocer cuál es el calendario de pagos asignado a nuestra institución, ingresamos al módulo administrativo del SIAF :

2.     Asignación de Tesoro Público

La asignación del Tesoro Público, viene hacer la transferencia real de dinero que las entidades públicas reciben en las sub cuentas del Tesoro Público, dicha asignación se realiza en forma mensual, por lo tanto el módulo administrativo del SIAF SP, nos muestra la asignación de Tesoro Público

 
3.     Control de envió de la programación del calendario de pagos

La alta gerencia o quien haga las veces necesita saber si las dependencias correspondientes registraron y transmitieron a través del SIAF SP, la programación del calendario de pagos en los plazos establecidos, cabe precisar que actualmente el plazo es el 25 de cada mes. Dicha programación es visualizada en el módulo administrativo del SIAF SP.
 
4.     Contratos suscritos.

La relación de los contratos por procesos de selección, así como su enlace con los registros del SIAF SP, que son compromisos que afectan el contrato, se encuentran en el módulo administrativo del SIAF. Cabe precisar que esta opción nos muestra el monto del contrato y del compromiso.

  5.     Programación del compromiso anual – PCA

Para conocer el monto real de la asignación de la PCA – Programación del Compromiso Anual a cargo de la Dirección General de Presupuesto Público. podemos ingresar al  módulo administrativo del SIAF SP
 

6.     Saldo de la PCA

Para conocer el saldo disponible de PCA – Programación del Calendario Anual y el efecto en las certificaciones así como en el compromiso anual y mensual ingresamos al módulo administrativo del SIAF SP,

 
7.     Ejecución Vs. Marco presupuestal

Este es uno de los reportes más importantes que nos permite conocer la ejecución del presupuesto a nivel de compromisos y devengados, por lo que sugiero que dicho reporte sea revisado periódicamente por la alta dirección para conocer el avance real de la ejecución de presupuesto. Este reporte está en el módulo administrativo del SIAF SP.

 8.     Recaudación de ingresos.

La ejecución de los fondos públicos es importante para ejecutar los gastos, ya que no habrían gastos sin ingresos, de manera que si queremos conocer la recaudación real de ingresos el módulo administrativo del SIAF nos presenta  dicha opcion.

 9.     Compromisos y devengados pendientes

Las fases en el ciclo de gastos son: El compromiso, el devengado y el Pago y su registro en el SIAF  es en ese orden, de manera que si queremos conocer compromisos pendientes de devengo o devengados pendientes de giro, podemos ingresar al módulo administrativo del SIAF SP.

 

 

 

10. Libro bancos.

El libro bancos como  libro auxiliar  contable es procesado en forma automática por el SIAF SP, dicho reporte se encuentra en la siguiente ruta del módulo administrativo.

 


 

11. Metas presupuestales

Entiéndase como metas a las actividades y/o proyectos que la entidad pública tiene previsto desarrollar en un ejercicio. Para conocer cuáles son las metas previstas en el ejercicio con su correspondiente secuencia ingresamos al módulo administrativo del SIAF  en la siguiente ruta:

 


 

 

12. Clasificadores de ingresos y gastos

El modulo administrativo del SIAF SP, nos reporta la relación de los clasificadores de ingresos y gastos los cuales pueden ser migrados a archivos Excel o PDF, para ello ingresamos a la siguiente ruta:

 


 

Tras lo cual aparecerá la siguiente pantalla y seleccionamos los clasificadores de gastos o de ingresos tal como se muestra a continuación:

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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