REPORTES SIAF PARA LA TOMA DE DECISIONES
“Modulo Administrativo”
Por:
Dr. CPCC Marlon Prieto Hormaza
Introducción:
La información oportuna es importante para la buena toma
de decisiones, sin información carecemos de ese poder para controlar las
instituciones, en ese sentido nos preguntamos
¿Qué información es importante
para dirigir una institución? Me atrevo a afirmar que entre otras la información económica
financiera es vital para la adecuada toma de decisiones, reitero “Sin
información no tenemos el poder para controlar
las instituciones”. En tal sentido quienes trabajen en la alta dirección
deberían contar con información adecuada, relevante y oportuna para la toma de decisiones.
Entiéndase por toma de decisiones como la selección de un curso de acciones entre alternativas, es decir que
existe un plan un compromiso de recursos de dirección. En ocasiones los líderes
políticos, gerentes, funcionarios, servidores y trabajadores públicos consideran
la toma de decisiones como su trabajo principal ya que tienen que seleccionar
constantemente qué se hace, quien lo hace y cuándo, dónde e incluso como se
hará. Sin embargo la toma de decisiones es sólo un paso de la planeación ya que
forma la parte esencial de los procesos que se siguen para elaboración de los
objetivos o metas trazadas a seguir. Rara vez se puede juzgar sólo un curso de
acción, porque prácticamente cada decisión tiene que estar engranada con otros
planes.
Según Wikipedia: existen dos tipos de decisiones: Las
decisiones programadas y las no
programadas:
Decisiones programadas
Son aquellas que se toman frecuentemente, es decir son repetitivas y se
convierte en una rutina tomarlas; como el tipo de problemas que resuelve y se
presentan con cierta regularidad ya que se tiene un método bien establecido de
solución y por lo tanto ya se conocen los pasos para abordar este tipo de
problemas, por esta razón, también se las llama decisiones estructuradas. La persona que toma este tipo de
decisión no tiene la necesidad de diseñar ninguna solución, sino que
simplemente se rige por la que se ha seguido anteriormente.
Las decisiones programadas se toman de acuerdo a las normas, políticas,
procedimientos o reglas, escritas o no escritas, que facilitan la toma de
decisiones en situaciones recurrentes porque limitan o excluyen otras opciones.
Por ejemplo, los gerentes rara vez tienen que preocuparse por la
remuneración de un alcalde o de un empleado recién contratado porque, por regla
general, las instituciones cuentan con una escala de sueldos y salarios para
todos los puestos. Existen procedimientos rutinarios para tratar problemas
rutinarios.
Las decisiones programadas se usan para abordar problemas recurrentes. Sean
complejos o simples. Si un problema es recurrente y si los elementos que lo
componen se pueden definir, pronosticar y analizar, entonces puede ser
candidato para una decisión programada. Por ejemplo, el uso de la caja chica,
las decisiones en cuanto a la cantidad de la compra de un bien o servicio un
análisis detenido de los elementos del problema puede producir una serie de
decisiones rutinarias y programadas.
En cierta medida, las decisiones programadas limitan nuestra libertad,
porque la persona tiene menos espacio para decidir qué hacer. No obstante, el
propósito real de las decisiones programadas es liberarnos. Las normas, las políticas,
las reglas o los procedimientos que usamos para tomar decisiones programadas
nos ahorran tiempo, permitiéndonos con ello dedicar atención a otras
actividades más importantes.
Decisiones no programadas
También denominadas no
estructuradas, son decisiones que se toman ante problemas o situaciones
que se presentan con poca frecuencia, o aquellas que necesitan de un modelo o
proceso específico de solución, por ejemplo: “El reclamo de proveedores con
respecto al cumplimiento oportuno de pagos”, en este tipo de decisiones es
necesario seguir un modelo de toma de decisión para generar una solución
específica para este problema en concreto.
Las decisiones no programadas abordan problemas poco frecuentes o
excepcionales. Si un problema no se ha presentado con la frecuencia suficiente
como para que lo cubra una política o si resulta tan importante que merece
trato especial, deberá ser manejado como una decisión no programada. Problemas
como de qué manera distribuimos los recursos públicos de una institución, qué
hacer para implementar el gobierno electrónico en las entidades, cómo mejorar
las relaciones con la comunidad, de hecho, los problemas más importantes que
enfrentará el gerente, normalmente, requerirán decisiones no programadas.
En tal orden de ideas, el SIAF SP, nos presenta una valiosa ayuda de tipos
de reportes que la alta dirección puede utilizarlos en forma constante, dicha
información es a tiempo real, información que inclusive sirve para construir el
portal de trasparencia del Ministerio de Economía y Finanzas. Ésta valiosa
herramienta de reportes no deberían ser pasados por alto, aprovechemos lo que
la tecnología nos brinda para tomar decisiones.
A continuación presentamos los reportes que emite el SIAF SP, en sus
diferentes módulos:
1.
Calendario de pagos.
El calendario de pagos es el monto límite mensual que la Dirección General
de Endeudamiento y Tesoro Público autoriza para la realización de los girados a
cargo de las entidades públicas. De manera que si queremos conocer cuál es el
calendario de pagos asignado a nuestra institución, ingresamos al módulo
administrativo del SIAF :
La asignación del Tesoro Público, viene hacer la transferencia real de
dinero que las entidades públicas reciben en las sub cuentas del Tesoro
Público, dicha asignación se realiza en forma mensual, por lo tanto el módulo
administrativo del SIAF SP, nos muestra la asignación de Tesoro Público
3.
Control de envió de la programación del calendario de pagos
La alta gerencia o quien haga las veces necesita saber si las dependencias
correspondientes registraron y transmitieron a través del SIAF SP, la
programación del calendario de pagos en los plazos establecidos, cabe precisar que
actualmente el plazo es el 25 de cada mes. Dicha programación es visualizada en
el módulo administrativo del SIAF SP.
4.
Contratos suscritos.
La relación de los contratos por procesos de selección, así como su enlace
con los registros del SIAF SP, que son compromisos que afectan el contrato, se
encuentran en el módulo administrativo del SIAF. Cabe
precisar que esta opción nos muestra el monto del contrato y del compromiso.
Para conocer el monto real de la asignación de la PCA – Programación del
Compromiso Anual a cargo de la Dirección General de Presupuesto Público. podemos ingresar al módulo administrativo del SIAF SP
6.
Saldo de la PCA
Para conocer el saldo disponible de PCA – Programación del Calendario Anual
y el efecto en las certificaciones así como en el compromiso anual y mensual
ingresamos al módulo administrativo del SIAF SP,
7.
Ejecución Vs. Marco presupuestal
Este es uno de los reportes más importantes que nos permite conocer la
ejecución del presupuesto a nivel de compromisos y devengados, por lo que
sugiero que dicho reporte sea revisado periódicamente por la alta dirección
para conocer el avance real de la ejecución de presupuesto. Este reporte está
en el módulo administrativo del SIAF SP.
La ejecución de los fondos públicos es importante para ejecutar los gastos,
ya que no habrían gastos sin ingresos, de manera que si queremos conocer la
recaudación real de ingresos el módulo administrativo del SIAF nos presenta dicha opcion.
Las fases en el ciclo de gastos son: El compromiso, el devengado y el Pago
y su registro en el SIAF es en ese
orden, de manera que si queremos conocer compromisos pendientes de devengo o
devengados pendientes de giro, podemos ingresar al módulo
administrativo del SIAF SP.
10. Libro bancos.
El libro bancos como libro
auxiliar contable es procesado en forma
automática por el SIAF SP, dicho reporte se encuentra en la siguiente ruta del
módulo administrativo.
11. Metas
presupuestales
Entiéndase como metas a las actividades y/o proyectos que la entidad
pública tiene previsto desarrollar en un ejercicio. Para conocer cuáles son las
metas previstas en el ejercicio con su correspondiente secuencia ingresamos al
módulo administrativo del SIAF en la
siguiente ruta:
12. Clasificadores
de ingresos y gastos
El modulo administrativo del SIAF SP, nos reporta la relación de los
clasificadores de ingresos y gastos los cuales pueden ser migrados a archivos
Excel o PDF, para ello ingresamos a la siguiente ruta:
Tras lo cual aparecerá la siguiente pantalla y seleccionamos los
clasificadores de gastos o de ingresos tal como se muestra a continuación:
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